NOVA
ESCOLA.
Administrar
o orçamento requer organização, responsabilidade e transparência, uma vez que a
gestão dos recursos públicos é regulada pelas leis federais de Direito
Financeiro (4.320/64) e de Licitações (8.666/93) e pela lei complementar de
Responsabilidade Fiscal (101/2000). O artigo 212 da Constituição diz que a
União deve aplicar no mínimo 18% (e os estados e municípios, 25%) de suas
receitas em Educação. A verba que vem do governo federal é distribuída pelo
Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE) por canais como o Programa
Dinheiro Direto na Escola (PDDE) - depositado na conta bancária da entidade
executora da escola, geralmente a Associação de Pais e Mestres (APM), e
ganhando rapidez para suprir necessidades básicas de manutenção, aquisição de
material didático e formação. Já os recursos dos estados e municípios são
administrados pelas Secretarias de Educação, que providenciam itens como estrutura
física, carteiras e pagamento de funcionários. Existe ainda o montante
arrecadado em eventos ou em parcerias com o setor privado. Quanto mais você
estiver familiarizado com as etapas abaixo, menos tempo gastará com essa
tarefa.
1. Definição de prioridades
Para o
professor Almir Ferreira de Sousa, da Universidade de São Paulo, "sem a
visão geral das necessidades da escola, o diretor se dedica só a apagar
incêndios". Esse olhar panorâmico é conseguido com a reunião de
representantes de professores, funcionários, equipe gestora, estudantes, pais e
comunidade para defi nir prioridades, com a participação ativa da APM e do
Conselho Escolar. Para garantir a aprendizagem, vale se perguntar o que é
imprescindível para atingi-la. Materiais? Obras de reparo? Formação de
professores? As respostas viram uma lista e cada item ganha uma ordem de
urgência antes da distribuição dos recursos.
2. Cálculo correto dos gastos
Quanto mais
detalhado for o planejamento, melhores serão os resultados. "Distribuir
recursos é como servir um bolo. Algumas pessoas se satisfazem com um pedaço
maior, e outras, com um menor", exemplifica Andrea Silveira, diretora fi
nanceira do Instituto de Gestão Educacional Signorelli e professora da Fundação
Getúlio Vargas (FGV), do Rio de Janeiro. Para calcular certo cada fatia (os
gastos) do orçamento e compreender como melhorar a receita da escola, é preciso
ter referência. Uma boa maneira de adquirir parâmetros é levantar nos
documentos da instituição o histórico de gastos de três ou quatro meses do ano
anterior e fazer uma média de quanto cada área demandou (informática, recursos
humanos, material etc). Não custa lembrar que a escola pública deve seguir as
normas da Lei de Licitações. De acordo com os valores e o tipo de gasto, essa
legislação estabelece a obrigatoriedade de haver uma ação que permita a
comparação de preços (concorrência, tomada de preços ou carta-convite) antes da
contratação do serviço ou da compra de material. Por menor que seja esse gasto,
o processo referente a ele deve conter, no mínimo, três orçamentos registrados.
3. Elaboração do orçamento geral
Se você fez
bem a lição de casa nas etapas anteriores, está pronto para esta - que nada
mais é que o detalhamento do plano de gastos. Nesse planejamento devem constar
os valores definidos para cada uma das prioridades, assim separados: estimativa
de entrada de recursos e de arrecadação (receitas) e previsão de despesas. De
acordo com a terminologia do orçamento público, essas últimas devem ser
classificadas em dois grupos. As "correntes" se referem aos gastos
diários com a manutenção da escola, como compra de material e contratação de
serviços. As "de capital" são as despesas com equipamentos, materiais
permanentes e execução de obras. Para que o planejamento não desande é preciso
estar sempre atento ao fluxo de caixa, ou seja, ao dinheiro que entra e sai
diariamente. Como os imprevistos sempre acontecem, como margem de segurança é
recomendável prever uma reserva. Outra medida que garante um bom controle da
execução orçamentária é cuidar para que sejam emitidos sempre cheques nominais.
Esse procedimento facilita o acompanhamento do extrato bancário, o que deve ser
feito com frequência.
4. Prestação de contas transparente
A escola
tem de prestar contas de seus gastos à Secretaria de Educação à qual é
vinculada, aos executores dos programas de financiamento com os quais
estabelece parceria - em períodos estabelecidos previamente por lei ou pelo
regulamento da entidade financiadora - e à comunidade. Os balanços financeiro e
orçamentário são obrigatórios, conforme determina o artigo 70 da Constituição
Federal. Acompanhado por documentos fiscais e justificativas, o relatório de
prestação de contas precisa ser aprovado pelo conselho fiscal da escola antes
de ser divulgado. Os formulários para essa finalidade mudam de acordo com o
órgão de onde saem os recursos. No caso da verba recebida pelo PDDE, a escola
também encaminha a prestação de contas para a Secretaria. Os formulários estão
disponíveis no site do FNDE (www.fnde.gov.br). Já com relação aos recursos
financeiros privados, é essencial atender aos critérios da instituição que
repassou a verba. Numa gestão democrática, a comunidade precisa ser informada
de todas as aplicações feitas em benefício da escola. Mas isso pode ser
divulgado de maneira mais informal, publicando as informações no jornal
interno, no mural ou em assembleias com a presença de pais e alunos.
5. Comprovação de gastos
Todos os
originais de documentos fiscais precisam ser encaminhados ao órgão responsável
pela contabilidade. Lá ficam disponíveis para a fiscalização do Tribunal de
Contas. Para garantir o controle interno, porém, é recomendável manter cópias
de tudo. A boa organização da papelada é meio caminho andado na hora de justificar
as despesas. Fica mais fácil encontrar os documentos e manipulá-los se
estiverem separados por contrato. Uma boa prática é criar uma pasta (ou
processo) para cada um. Por exemplo, se a escola recebeu da Secretaria uma
verba para executar uma obra na cozinha, o ideal é documentar esses reparos, organizando
a papelada por ordem cronológica: comprovantes, extratos bancários, notas
fiscais e recibos, plano de aplicação dos recursos e prestação de contas. São
válidos somente os recibos e documentos emitidos em nome da escola. Aqueles em
nome de pessoa física ou de terceiros ficam de fora.
